作者:李晓芹
作为一名审核员,作为一名合格的审核员,作为一名优秀的审核员,每一个阶段的成长都是不一样的,并且是充满挑战的。在进入这个挑战之前,其实还有一个很重要的门槛,那就是通过实习。想通过这个门槛不容易,因为实习阶段有不少 “坑”。
为了避免在实习过程中走太多弯路,今天我给大家提供一些实用的建议,帮助实习审核员少踩坑,顺利度过实习期。
实习前
——选择合适的实习机构。要学会评估机构的资质、历史业绩、审核项目的种类和任务量等,最好可以咨询一些前辈的意见。其次就是签订合同时,看清楚合同条款,如有违约金、培养费用、服务年限等,看看是否符合自己的期望,避免后期产生不必要的纠纷。
—— 深入理解标准条款。不仅要记住标准的字面内容,更要理解其背后的逻辑和意图。例如,ISO 9001 的“顾客满意”条款要求组织通过持续改进产品和服务质量来满足顾客需求。实习审核员需要理解这一条款如何在实际企业运营中体现,并能够识别企业在满足该条款方面可能存在的问题。
而且我建议大家把QES三个体系一起考了,多个资质不仅能增加你的市场竞争力,还能让你参与更多样化的审核项目,重点是三个体系可以同时实习。
——提前熟悉审核过程。提前在网上或向前辈熟悉审核的过程,比如审核计划的查看、审核团队的组建、审核方法的选择、审核证据的收集与分析、不符合项的识别与记录等,当你进入审核的时候思路才会比较清晰。同时,审核时要带上审核工具,如笔记本电脑、文件夹、白纸、签字笔等。
实习中
——熟悉审核技能。在实习过程中,如果机构有导师制的话,那说明你太幸运了。我们只需接受导师指导,定期与导师沟通疑难问题,及时改进审核中的不足,有导师指引,我们会走的更顺利些。如果机构没有导师制,那我们就相当于是散养型,时刻保持一个清晰的头脑,确保自己要学到什么,多问多观察多复盘。尽可能去熟悉审核技能,包括但不限于下面这些:
·开首次会:了解首次会议应该覆盖的内容、会议用词的准确性等。
·制定审核计划:审核计划编排的逻辑和规则、条款的确定、时间安排是否合理等。
·编写审核记录:根据审核计划,提前编写检查表,确保覆盖所有审核条款,审核记录的编写等。
·掌握现场抽样技巧:了解如何进行现场抽样,确保样本具有代表性等。
·编写不符合报告:弄清楚不符合项的定义和形成原因,正确界定严重不符合项和一般不符合项等。
·开末次会:了解末次会议应该覆盖的内容、会议用词的准确性等。
—— 注重沟通技巧。作为一名审核员,沟通技巧很重要。在实习过程,我们一定要具备倾听跟提问的技能。认真倾听受审核方的解释和说明,即使对方的回答可能存在错误或不合理之处,也要先记录下来,再通过进一步的沟通和调查来核实。而且提问要清晰、明确,避免使用模糊或复杂的问题。如果当你的问题,对方听不懂的时候,一定要转变多种形式,尽量用对方听得懂的语言去沟通。例如,询问供应商管理情况时,可以说:“我看咱们提供了合格供应商清单,这些供应商是有经过评审吗?用哪些方式?对于这些供应商,我们会定期进行评估吗?怎么评估的?”而不是简单地说:“你们的供应商怎么管的?”。
—— 多看生产现场。在审核过程中,不管是正式还是实习,我一直鼓励审核员要多去看生产现场。生产现场是企业运营的核心区域,是产品和服务生成的地方。特别是当你没有在工厂呆过的话,如果你不去生产现场,只是坐在办公室听企业说,你的专业能力只能停留在文字上,不可能有真正的进步。
实习后
实习结束后,要对自己的实习经历进行全面的总结和反思。总结实习期间的审核记录、报告等资料,反思在实习过程中哪些地方做得好,哪些地方还有不足。如果可以,实习审核员可以向实习机构和导师提供反馈意见,分享自己在实习过程中的感受和建议。例如,对实习机构的培训内容、实习安排等方面提出合理的改进建议,帮助实习机构优化实习体系。
ISO 审核员实习是一段充满挑战与机遇的旅程。希望每一位实习审核员都能在这个阶段打下坚实的基础,为未来成为一名优秀的审核员奠定基石。
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